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FAQ


Contabilidad

¿QUE SE DEBE HACER EN EL SISTEMA ADCI PARA REALIZAR EL CAMBIO DE AÑO?

R/ Cuando sucede el cambio de año el sistema verifica las condiciones con el reloj del servidor y le solicita al usuario si desea ingresar al nuevo año, si el usuario da como respuesta Aceptar el sistema ADCI realiza el cambio generando las condiciones junto con toda la información de los diferentes módulos instalados.

¿POR QUE LOS SALDOS DEL AÑO ANTERIOR PUEDEN SER DIFERENTES A LOS DEL NUEVO AÑO?

R/ El sistema ADCI posee un manejo automático para el cambio de año sin embargo se tienen controles en los periodos contables para determinar cuándo debe realizarse un cierre de control o un cierre definitivo. Si el usuario continua generando registros en el año anterior debe tener en cuenta que debe realizar las revisión de saldos desde el periodo doce (12) hasta el periodo (13) del año anterior o en el periodo uno (Enero) del año actual, para que los saldos reportados sean consistentes. Estas diferencias quedan resueltas una vez se procesen los documentos de cierre, se finalicen y se cierren los periodos contables en forma definitiva. ¿COMO SE REALIZA LA CANCELACION DE

CUENTAS DE RESULTADOS DE FIN DE AÑO?

R/ Es necesario que el usuario ingrese al módulo de Archivos de Soporte, Tipos de Documento, verifique que exista un documento de cierre y que se encuentre identificado como cierre contable. Una vez esté lista la información, para proceder a la cancelación, el usuario debe ingresar en el año sobre el cual desea realizar el cierre y debe entrar en Contabilidad, Procesos Utilitarios, Cancelación Cuentas y diligenciar la información aquí solicitada en rangos de cuentas y cuenta de resultados e indicar el año y periodo en el cual quedará el cierre contable (normalmente estos documentos deben quedar con periodo 13). El documento es generado en estado suspendido es necesario que el usuario lo verifique y lo finalice. Estos procesos también pueden realizarse en cualquier mes o periodo dependiendo de las necesidades del usuario.

¿ES POSIBLE CANCELAR CUENTAS DIFERENTES A LAS CUENTAS DE RESULTADO?

R/ Si es posible, la opción se encuentra en Contabilidad, Procesos Utilitarios, Cancelación de cuentas, es necesario que exista un documento para dicha cancelación el cual debe estar identificado como Nota Contable o Cierre contable y puede ser generado en el año correspondiente y periodo, el usuario puede escoger en que periodo lo desea generar, si es diciembre puede dejarlo en periodo 12 o 13, pero si es otro mes debe quedar en éste. El documento es generado en estado suspendido es necesario que el usuario lo verifique y lo finalice. Estos procesos también pueden realizarse en cualquier mes o periodo dependiendo de las necesidades del usuario.

¿SE PUEDE TRABAJAR SIMULTANEAMENTE EL AÑO ANTERIOR Y EL ACTUAL?

R/ Si, por que esta atribución está determinada por el perfil del usuario, sin embargo es necesario que el usuario autorizado tenga en cuenta que si desea ver saldos actualizados en el nuevo año y ha ingresado información en el año que ha terminado debe ingresar por Contabilidad, Procesos Utilitarios, Revisión y Reconstrucción de Saldos y generar el proceso en cualquier periodo del año anterior o en el mes enero del año actual.

¿COMO SE IDENTIFICAN LOS DOCUMENTOS DESCUADRADOS EN CONTABILIDAD?

R/ El usuario debe ingresar a la opción de Auditoria, Control Documentos Contabilidad y debe indicarse los rangos de fechas y el indicador: Únicamente Documentos Descuadrados y generar la consulta. El sistema ADCI informará al usuario sobre dichos documentos si existen.

¿COMO SE BUSCAN DOCUMENTOS PENDIENTES O SUSPENDIDOS EN CADA MODULO?

R/ En cada opción de ingreso de información de documentos del sistema ADCI aparece en la parte superior izquierda un botón denominado VER; el usuario presiona dicho botón y el sistema indica que documentos existen pendientes para esta opción en esta pantalla se pueden cambiar el rango de fechas o digitar un nit o tercero si así lo desea.

¿EN EL SISTEMA ADCI EN CONTABILIDAD SE PUEDE COPIAR UN DOCUMENTO EN OTRO CONSECUTIVO Y COMO?

Si puede, debe ingresar por contabilidad, movimiento, Generación Comprobantes Imagen, diligencie la información del documento actual y diligencie la información del nuevo documento, seleccione la compañía donde desea llevar este documento, luego aceptar o actualizar y el proceso queda realizado, recuerde que el documento nuevo que ha generado queda en estado suspendido para su revisión, modificación y posterior finalización.

¿EN EL SISTEMA ADCI SE PUEDEN REVERSAR DOCUMENTOS SIN TENER QUE DIGITARLOS NUEVAMENTE Y POR DONDE SE REALIZA EL PROCESO?

Si puede hacerlo, debe ingresar por el módulo de contabilidad, movimiento, reversar comprobantes, debe diligenciar la información del documento actual y diligencie la información del nuevo documento, seleccione la compañía donde desea realizar el proceso y luego aceptar o actualizar y el proceso queda realizado, recuerde que el documento nuevo que ha generado queda en estado suspendido para su revisión, modificación y posterior finalización.

¿SE PUEDE EN EL SISTEMA ADCI REALIZAR CAMBIOS DE PARAMETROS EN EL PLAN DE CUENTAS, Y COMO HACERLO?

Si puede hacerlo, pero debe tener en consideración que no deben existir documentos suspendidos para realizar el cambio, para hacer el cambio del parámetro Maneja Siguiente nivel, la cuenta no debe tener movimiento, si la cuenta ya tiene movimiento es necesario trasladar temporalmente esos movimientos a otra cuenta, para poder hacer el cambio y una vez este realizado el cambio asignar el movimiento al nivel requerido. Si la cuenta maneja centro de costos y el usuario olvido indicarlo en el momento de crear por primera vez la cuenta, el sistema ADCI le permite realizar el cambio y le solicita al usuario en que centro de costos va a dejar el movimiento.

Si la cuenta maneja centro de costos y desea dejarla sin manejo de centro de costos, el sistema le permite hacer el cambio y todo el movimiento de esta cuenta con sus diferentes centros los deja sin centro y sub-centro.

SI la cuenta maneja Nit y el usuario olvido indicarlo en el momento de crear por primera vez la cuenta, el sistema ADCI le permite realizar el cambio y le solicita al usuario en que Nit desea dejar el movimiento actual. Ahora si maneja nit y desea dejarla sin manejo de Nit, el sistema le hará el cambio dejando todos los movimientos de esa cuenta con nit cero.

Una vez realizados los cambios no olvide realizar por contabilidad, procesos utilitarios, revisión y reconstrucción de saldos para garantizar la uniformidad y consistencia de los datos.

¿POR QUE ALGUNOS PARAMETROS DEL PLAN DE CUENTAS NO SE PUEDEN CAMBIAR?

Porque algunos parámetros del plan de cuentas son fundamentales para el correcto funcionamiento de otros módulos como son las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, Bancos, Caja, y si se permitiera realizar al usuario dichos cambios la información se tornaría inconsistente. El sistema ADCI es modular lo cual implica que la información digitada afecta todo el sistema comprometiendo las distintas áreas y por esto se debe garantizar su correcto funcionamiento.

Nómina

¿QUE CONDICIONES SE DEBEN TENER EN CUENTA EN EL MÓDULO DE NOMINA PARA INICIAR EL NUEVO AÑO?

R/ Debe revisar los siguientes procesos: a. Debe imprimir los certificados de ingresos y retenciones de los empleados del año que termina. Nómina, reportes, esporádicos, certificados ingresos y retenciones. b. Debe realizar la consolidación de cesantías e intereses a las cesantías y luego de revisarlas y aprobarlas, aplicar a novedad particular dichas consolidaciones a los periodos correspondientes. c. Debe realizar la consolidación de vacaciones y determinar el periodo donde deben quedar consolidadas luego de su aprobación. d. El usuario debe ingresar a Nómina, Maestros, Parámetros de Nómina, para ingresar las nuevas condiciones para el año que inicia. e. Es importante que el usuario revise en Nómina, Maestros, Conceptos de Nómina, los que son sujetos a cambios por los incrementos oficiales. f. El usuario debe verificar si existen incrementos de sueldo y realizarlos por Nómina, Maestros, Mantenimiento Sueldos, digitar el contrato de los empleados y colocar el nuevo sueldo con la fecha correspondiente.

¿POR CUAL OPCION SE DEBE IMPRIMR EL REPORTE DE CESANTIAS PARA LOS FONDOS?

R/ El usuario debe ingresar por Nómina, Reportes, Operativos, Planilla Consignación de Cesantías, diligenciar la información solicitada, si el usuario desea enviar el reporte a Excel hace uso del botón que aparece en la parte superior y el sistema ADCI lo hará con la información que en ese momento esté en pantalla.

¿SI HAY INCREMENTOS DE SUELDOS COMO SE PUEDEN INGRESAR AL SISTEMA ADCI?

R/El usuario debe ingresar por Nómina, Maestros, Mantenimiento Sueldos, solicitar el empleado diligenciar el valor y la fecha a partir de la cual se asignará el nuevo salario y grabar la información ANTES DE COMENZAR LA LIQUIDACION DEL PERIODO. También se pueden ingresar aumentos de Sueldos futuros y el sistema los tomará cuando la fecha así lo indique.

¿COMO SE CAMBIA UN NUMERO DE CEDULA EN UN CONTRATO LABORAL?

R/ El usuario debe ingresar al sistema con la clave del usuario 001 ó con la clave del administrador del módulo de nómina y dirigirse a Nómina, Maestros, Hoja de Vida, solicitar el número del contrato, realizar el cambio de la cédula y grabar para que el cambio sea realizado.

¿COMO SE CAMBIA UNA TARJETA DE IDENTIDAD POR UN NUMERO DE CÉDULA EN EL MÓDULO NÓMINA?

R/ El usuario debe ingresar al sistema con la clave del usuario 001 ó con la clave del administrador del módulo de nómina y dirigirse a Nómina, Maestros, Hoja de Vida, solicitar el número del contrato, realizar el cambio de la tarjeta de identidad por el nuevo número de cédula y grabar para que el cambio sea realizado.

¿COMO SE LIQUIDA LA PRIMA DE SERVICIOS EN EL SISTEMA ADCI?

R/El usuario debe ingresar por Nómina, Procesos Esporádicos, Liquidación Prima de Servicios. En esta opción debe indicar la fechas solicitadas que corresponden a los ciento ochenta días que se deben tener en cuenta para el pago de concepto, Importante tener en cuenta el indicador de “Liquidar Sobre Sueldo Base” si es marcado este indicador el sistema tomará el valor que aparece en la hoja de vida como sueldo y adicionará los conceptos definidos en concepto de nómina como % Base para Prima y halla el valor; pero si no marca ese indicador, entonces el sistema liquidará la prima por el procedimiento normal, acorde a la definición de los parámetros de cada uno de los conceptos en Porcentaje base para prima.

¿PARA QUE SIRVE LA OPCION DE LIQUIDACION AJUSTE PRIMA DE SERVICIOS Y COMO SE USA?

R/ Esta opción le permite al usuario ajustar el valor de la prima en todos aquellos conceptos variables que se presenten en el último periodo que se está liquidando, en razón a que al momento de liquidar la prima no están todos los acumulados. El usuario debe diligenciar la fecha que corresponde al último día del semestre. Importante tener en cuenta la fecha de liquidación, con la cual se hará el ajuste. Este ajuste se hace si al momento de liquidar la prima se le dijo que va a hacer ajuste posterior.

¿COMO SE LIQUIDAN VACACIONES EN EL SISTEMA ADCI?

R/ El usuario debe ingresar al módulo de Nómina, Procesos Esporádicos, Liquidación y Consolidación Vacaciones diligenciar la información solicitada y grabar para generar el proceso y luego imprimirlas. Cuando se liquida el volante sale con aviso de no válido para pago, con lo que se pretende hacer la revisión y luego decirle que es definitiva en el indicador que está en pantalla y ahí si imprimir el volante definitivo.

¿EL SISTEMA ADCI REALIZA CONSOLIDACION DE VACACIONES PARA CADA VIGENCIA FISCAL, Y COMO ES EL PROCESO?

R/Si, el usuario ingresar por Nómina, Procesos Esporádicos, Liquidación y Consolidación Vacaciones y se dirige a la pestaña de Consolidado, diligencia la información solicitada y graba los datos diligenciados.

¿SE PUEDE BORRAR UNA LIQUIDACION FINAL DE CONTRATO, Y COMO?

R/Si, siempre y cuando el periodo de la nómina no se encuentre cerrado el periodo de nómina y la liquidación no esté marcada como definitiva, debe ingresar por Nómina, Procesos Esporádicos, Liquidación Final de Contrato, tomar la pestaña de Consulta, seleccionar el empleado, tomar el botón de consulta o ver tabla, cuando aparezca la información solicitada el usuario debe elegir la guía del lado izquierdo de la tabla y desplazarse a la primera pantalla tomar el botón que aparece en la parte superior, de eliminar o retirar y proceso se realiza.

¿SE PUEDE BORRAR LA LIQUIDACION DE PRIMA DE SERVICIOS, Y COMO?

R/Si, siempre y cuando el periodo de la nómina no se encuentre cerrado, ingrese por Nómina, Proceso Esporádicos, Liquidación Prima de Servicios, tome la pestaña de consulta, marque el indicador que dice “Trae solo Nov. Abiertas”, toma Consulta o Ver Tabla, cuando aparezca la información solicitada el usuario debe elegir en la guía del lado izquierdo de la tabla y desplazarse a la primera pantalla tomar el botón que aparece en la parte superior, de eliminar o retirar y proceso se realiza.

¿SE PUEDEN BORRAR LA VACACIONES DE UN EMPLEADO O DE UN CENTRO DE COSTOS ESPECÍFICO?

R/ Si, siempre y cuando el periodo de la nómina no se encuentre cerrado, ingrese por Nómina, Procesos Esporádicos, Liquidación y Consolidación Vacaciones, tome la pestaña de consulta, marque el indicador que dice “Trae solo Nov. Abiertas”, toma Consulta o Ver Tabla, cuando aparezca la información solicitada el usuario debe elegir la guía del lado izquierdo de la tabla y desplazarse a la primera pantalla tomar el botón que aparece en la parte superior, de eliminar o retirar y proceso se realiza.

Ventas

¿CÓMO DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN DE SOFTWARE APLICATIVO PARA EL PROCESO DE FACTURACIÓN?

R/ Para poder diligenciar la información de software aplicativo para el proceso de facturación se ingresa por el módulo de Ventas, la opción Pedidos y Facturación, Software Aplicativo de Facturación. Se hace click en la opción Funciones Independiente F-Ini, y en la pantalla emergente se diligencian los campor. Al oprimir Salir, la información es almacenada.

¿COMO SE HALLAN LOS COSTOS DE VENTAS?

R/ Es necesario que el usuario realice un proceso de revisión de saldos en inventarios para que revise el estado de todos los ítems de inventarios en cuanto a cantidades y costos unitarios, una vez terminado este proceso el usuario debe dirigirse a Ventas, Procesos Utilitarios, Contabilización Costos en Facturas y diligenciar la información requerida y solicitar la consulta para que el usuario revise los documentos solicitados y proceda a su contabilización, en esta opción existe el procesos para facturación y devoluciones razón por la cual deben ser generadas de forma independiente. Si al realizar la operación se evidencia inconsistencias el usuario debe dirigirse al módulos de Inventarios y resolver y regresar a esta opción, consultar nuevamente los documentos procesados, Eliminar el proceso y repetir la operación inicial y revisar si persisten las inconsistencias, resolverlas para generar nuevamente el proceso.

¿QUE DEBE HACERSE PARA QUE LAS ESTADISTICAS DE VENTAS REFLEJEN COSTOS REALES DE INVENTARIOS?

R/ Es necesario antes de emitir reportes finales que tengan que ver con costos en facturación que el usuario ingrese por ventas, procesos utilitarios, reconstrucción acumulado en ventas, diligenciar la información allí solicitada y presionar ver en pantalla o actualizar para que el proceso se ejecute.

Inventarios

¿COMO SE CIERRA UN PERIODO DE INVENTARIO?

R/ El usuario debe dirigirse por Archivos de soporte, Periodos Contables, digitar el año y periodo, identificar el campo de Cierre Inventarios diligenciar la información y grabar para que el cierre que efectuado, Aunque el sistema de forma automática genera los cierres para este caso con las programaciones de fechas dadas al crearlo.

¿EN EL SITEMA ADCI EN INVENTARIOS SE PUEDE COPIAR UN DOCUMENTO EN OTRO CONSECUTIVO Y COMO?

Si puede, debe ingresar por inventarios, movimiento, Generación Comprobantes Imagen, diligencie la información del documento actual y diligencie la información del nuevo documento, seleccione la compañía donde desea llevar este documento y luego aceptar o actualizar y el proceso queda realizado, recuerde que el documento nuevo que ha generado queda en estado suspendido para su revisión y posterior finalización, es importante también que tenga en cuenta que “el cambio de bodegas solo aplica para generación documentos en la misma compañía”.

¿POR QUE LOS COSTOS EN INVENTARIOS CAMBIAN Y QUE DEBO HACER PARA NORMALIZAR ESTA SITUACION?

El modulo de inventarios es altamente sensible a cualquier cambio, el hecho de realizar cambios en la información o de realizar proceso como generación documentos imagen o el cambio en costos de materia prima para el caso de empresas productoras, o el caso de no realizar los documentos en tiempo real, o de no tener la prioridad en el ingreso de materia que son fundamentales en otros procesos lo que ocasiona eventualmente que este inconveniente se traslade al costo del inventario. Sin embargo el usuario debe tener en cuenta que para emitir reportes finales debe realizar los procesos tales como inventarios, procesos utilitarios, verificación y finalización de documentos, para garantizar que todos los documentos de inventarios están finalizados, además debe hacer uso en inventarios, procesos utilitarios, revisión y reconstrucción de saldos, para garantizar la correcta valorización del inventario y por ultimo tener en cuenta que una vez se realicen los procesos definitivos debe marcar el cierre de inventarios para evitar que los usuarios continúen haciendo uso de un periodo ya cerrado, este proceso el usuario lo realiza por archivos de soporte periodos contables, selecciona Cierre de inventarios para marcarlo y grabarlo.

Archivo de Soporte

¿LOS CONSECUTIVOS DE LOS DOCUMENTOS PUEDEN INICIAR NUEVAMENTE EN UNO (1) CUANDO INICIA UN NUEVO AÑO?

No es posible; el sistema mantiene un control histórico de todos los documentos por lo cual el consecutivo continúa normalmente en forma ascendente; si desea comenzar de nuevo debe crear otro tipo de documento.

¿QUE SE DEBE HACER PARA CREAR UN NUEVO PERIODO?

R/ Es necesario que el usuario revise los documentos de los diferentes módulos instalados para verificar que no existan documentos suspendidos, a continuación debe ingresar por Archivos de Soporte, Periodos Contables y crear el correspondiente registro de acuerdo con la información solicitada.

¿COMO SE CIERRA UN PERIODO CONTABLE?

R/ El sistema ADCI cuenta con una opción de periodos contables en Archivos de Soporte, Periodos Contables, el usuario debe asignar una fecha estimada para el cierre de control, que no puede exceder de treinta (30) días después de la fecha final del periodo y un cierre definitivo que no debe exceder de ciento veinte días (120). Con esta programación de fechas el sistema de forma automática genera los cierres para cada caso, pero si el usuario desea cerrar con anterioridad a esta fechas debe dirigirse por Archivos Soporte, Periodos Contables y dar click en el indicador de Cierre Contabilidad y grabar esta información, para hacerlo de forma anticipada.

¿COMO SE CREA UNA NUEVA COMPAÑÍA?

R/ El usuario debe ingresar por Archivos de Soporte, Compañías, digitar el código para la nueva compañía y diligenciar la información solicitada, una vez diligenciada la información graba el registro y el sistema ADCI le informa que para ingresar a la nueva compañía debe utilizar la clave 001, el usuario debe abandonar el sistema e ingresar a la nueva compañía con esta clave. Esta clave que el sistema le suministra es para permitir el primer ingreso pero debe ser cambiada por el usuario por seguridad. Estando en la nueva compañía debe tener en cuenta lo siguiente: a. Que módulos desea habilitar? El usuario debe ingresar por Archivos de Soporte, Autorización Módulos y habilitar los módulos requeridos. b. Si el usuario desea habilitar la cartilla de plan de cuentas y cartilla de inventarios debe ingresar primero por la compañía existente y tomar la opción Archivos Soporte, Definición de Niveles y tomar el botón de Generar Imagen, elegir la compañía nueva a la cual debe copiar estas definiciones.

c. Si el usuario desea copiar la cartilla del plan de cuentas, debe ingresar a la compañía donde se encuentra dicha cartilla y tomar la opción de Contabilidad, Procesos Utilitarios, Generación Plan de Cuentas Imagen y diligenciar la información solicitada incluida la Nueva Compañía a Generar y aceptar para que la cartilla pase a la nueva compañía. d. Si el usuario desea copiar la cartilla de inventarios, debe ingresar a la compañía donde se encuentra dicha cartilla y tomar la opción de Inventarios, Procesos Utilitarios, Generación Cartilla de Referencias Imagen y diligenciar la información solicitada incluida la Nueva Compañía a Generar y aceptar para que la cartilla pase a la nueva compañía. e. Si los tipos de documento para la nueva compañía son los mismos de otra, el usuario debe ingresar a esa compañía y tomar Archivos Soporte, Tipos de Documento y tomar el botón de Generar Imagen, diligenciar la información solicitada y aceptar para iniciar el proceso. f. Si la integración de los documentos automáticos también es la misma el usuario debe ingresar por Contabilidad, Procesos Utilitarios, Generación Integración Imagen y diligenciar la información solicitada y aceptar para iniciar el proceso.

¿COMO SE CREA UN NUEVO USUARIO?

R/ Es necesario ingresar por Archivos de Soporte, Nits, diligenciar la información aquí solicitada. Después de ingresar por Archivos de Soporte, Usuarios y crear el código correspondiente al usuario y diligenciar la información aquí solicitada. Luego ingresar por Archivos de Soporte, Autorización Módulos e identificar que módulos debe tener a su disposición este nuevo usuario. Además debe ingresar por Archivos de Soporte, Permisos por Documentos identificar al usuario con los documentos que deben ser asignados a éste. Es importante ver si de los módulos autorizados existen opciones que no debe tener, estos los debe restringir entrando por Archivos de soporte, restricción de opciones.

¿CUALQUIER USUARIO PUEDE CAMBIAR SU CLAVE Y COMO HACERLO?

Si puede cambiar su clave, cuando ingresa al sistema selecciona la compañía en la cual desea trabajar, digita su clave actual en la parte inferior aparece un botón que le indica “cambio de clave”, presione este cuadro y realice el cambio de clave; recuerde que la clave es personal e intransferible, por lo que debe cambiarse periódicamente.